06 oktober 2021

Kwaliteit digitale archivering sterk verbeterd

Het gemeentearchief van Venlo is al enige tijd bezig met het verbeteren van de kwaliteit van de digitale archivering. Er zijn grote stappen gezet, maar werken aan kwaliteit is een continu proces.

Kwaliteit digitale archivering sterk verbeterd

De gemeentearchivaris heeft op basis van zijn wettelijke taken een verslag uitgebracht over de stand van de digitale en analoge archivering bij de gemeente Venlo. In het nieuwe verslag stelt de gemeentearchivaris vast dat er grote stappen zijn gezet: de kwaliteit van de digitale archivering is duidelijk verbeterd. De meeste aanbevelingen uit het vorige verslag zijn uitgevoerd, sommige nog in uitvoering. Er zijn procedures vastgesteld, de nodige technische voorzieningen en verbeteringen gerealiseerd en er wordt geïnvesteerd in scholing van medewerkers. Dat wil zeker nog niet zeggen dat alles in orde is: er moet nog veel verbeterd worden. Het werken aan de kwaliteit van archivering is bovendien een continu proces: de techniek en regelgeving wijzigt zich voortdurend. Daarom zal voortaan elk jaar een rapport over de kwaliteit van de archivering worden opgesteld, waarin niet alleen wordt beoordeeld wat er met de aanbevelingen is gedaan maar ook wat nieuwe noodzakelijke maatregelen zijn.

Het laatste verslag dateert van 2016. Toen werden de nodige problemen gesignaleerd ten aanzien van de kwaliteit van de digitale archivering. Dat is niet vreemd. Alle overheidsinstanties hebben te maken met de overgang van traditionele archivering (papieren stukken) naar digitale archivering (elektronische documenten). Daar komt het nodige bij kijken op het gebied van techniek, procedures en gedrag. In het verslag van 2016 werd een aantal aanbevelingen geformuleerd, welke vanaf 2017 onder de vlag van het Project Informatievoorziening op Orde (PRIO) in uitvoering werden genomen.

Een kwalitatief goed archief is een basisvoorwaarde voor de kwaliteit van het bestuur van onze stad en daarmee voor onze burgers. Het is de taak van de gemeentearchivaris hierop toe te zien en adviezen voor verbeteringen te geven.

Het verslag zal binnenkort aan de raad en aan gedeputeerde staten worden aangeboden; de aanbevelingen zijn alvast overgenomen door het college.